Bạn cần dựa theo nguyên tắc lập kế hoạch để có 1 tuần làm việc hiệu quả.  So với việc để mọi thứ trong đầu, việc lập kế hoạch cá nhân rõ ràng mang đến nhiều lợi ích có thể đo lường được.

Với một bản kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn:

• Biết mình đang hướng đến mục tiêu nào và cần những gì để đạt được mục tiêu đó.
• Phân tích được điểm mạnh, điểm yếu, các “nguồn lực” hiện tại của bản thân để đánh giá đúng tiềm năng học tập của mình.
• Dễ dàng sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả – một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người trẻ trong thời đại cạnh tranh hiện nay.

Mọi công việc để thực hiện hiệu quả đều cần quy trình. Ngay cả việc lập kế hoạch học tập cá nhân cũng vậy. Để có được một “Personal Learning Plan” chỉn chu và hiệu quả nhất. Kefi decor sẽ giúp bạn  xây dựng nó tuần tự theo những bước sau:

Bước 1: Xem xét toàn bộ kế hoạch trong tuần bạn

Bạn có thể có nhiều mục tiêu, một loạt các nhiệm vụ tiềm năng cần phải hoàn thành chúng trong tuần. Mặc dù một số mục tiêu được hưởng lợi từ hành động hàng ngày, nhưng việc hướng tới những mục tiêu khác vài lần một tuần có thể tạo ra động lực.

Vào một số ngày, bạn có chỉ muốn tập trung vào những việc cần làm liên quan đến một mục tiêu chuyên môn cụ thể.

Hãy dành thời gian vào tối Chủ nhật hoặc sáng thứ Hai để thu nhỏ và phác họa nhẹ tuần của bạn để bạn biết mình sẽ tập trung vào những mục tiêu nào và vào những ngày nào. Lưu các chi tiết cho việc lập kế hoạch 1 ngày làm việc của bạn.

Bước 2: Liệt kê các công việc cần phải làm trong ngày

Bạn muốn làm những công việc gì trong ngày?

Bạn phải hoàn thành mỗi cái vào thời gian nào?

Bạn có đủ thời gian cho chúng không?

Bạn phải bắt đầu mỗi ngày bằng cách trả lời cho những câu hỏi này. Những câu trả lời này sẽ là nội dung trong bảng kế hoạch 1 ngày làm việc của bạn. Bảng kế hoạch 1 ngày làm việc có thể ở dạng kỹ thuật số, hoặc ghi chú bằng điện thoại, hoặc đơn giản là ghi vào một cuốn sổ tay nhỏ.

Liệt kê ra 5 công việc quan trọng phải làm trong ngày theo quy tắc 80/20 có nghĩa ngày mới của bạn nên bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Bằng cách này, bạn có nhiều khả năng hoàn thành chúng trong ngày. Các nhiệm vụ ít quan trọng hơn luôn có thể đợi đến sau nếu không đủ thời gian.

Chúng ta đều biết rằng những điều nhất thiết phải làm lại tiêu tốn khá nhiều thời gian tuy nhiên giá trị mang lại không cao. Những điều như đi lại, lướt facebook, mua sắm hàng hóa chắc chắn phải làm và cuối cùng chúng ta lại có rất ít thời gian để theo đuổi mục tiêu và nềm đam mê. Vì vậy hãy xác định rõ mục tiêu ưu tiên của mình để tránh lãng phí thời gia không đáng có.

Bước 3: Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên

Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các nhiệm vụ mà bạn cần phải làm. Sau đó, từ danh sách, hãy sắp xếp các mục theo thứ tự ưu tiên của chúng. Điều gì khẩn cấp hơn, và điều gì quan trọng hơn? Còn gì thách thức hơn? Nhiệm vụ nào có thể mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành?

Những nhiệm vụ quan trọng nhất nên được thực hiện trước trong lịch trình của bạn. Chúng cần được ưu tiên hoàn thành trước. Những việc ít quan trọng hơn nên được lên lịch để chờ hoặc đặt vào cuối ngày hoặc cuối tuần – tùy thuộc vào loại lịch của bạn.

Khi bạn đã xác định và sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên, đã đến lúc đánh dấu chúng. Đây cũng là lúc để ghi chú vào bảng kế hoạch 1 ngày làm việc của bạn. Trong trường hợp có điều gì đó bạn cần nhớ về một nhiệm vụ, hãy nhớ ghi chú lại nó. Mỗi ghi chú được đặt bên cạnh nhiệm vụ tương ứng sẽ giúp bạn nhớ những chi tiết tốt hơn thường dễ bị quên.

Bước 4: Phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ của bạn

Mỗi hoạt động sẽ cần một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Phân bổ lượng thời gian khác nhau cho các nhiệm vụ khác nhau dựa trên mức độ phức tạp của chúng và khả năng của bạn.

Hãy để những nhiệm vụ phức tạp hoặc đòi hỏi cao hơn chiếm phần lớn thời gian của bạn. Trong khi đó, hãy sắp xếp các nhiệm vụ cấp bách hơn trước trong lịch trình của bạn để bạn có thể hoàn thành chúng trước những nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn. Bên cạnh mỗi công việc bạn nên viết ghi chú về lý do tại sao bạn cần nhiều thời gian như vậy cho mỗi nhiệm vụ tương ứng.

Hãy nhìn vào thực tế, đừng phân bổ quá ít thời gian cho bất kỳ hạng mục nào. Điều này có thể chỉ khiến bạn thất vọng vì không hoàn thành các công việc như đã đề ra. Các nhiệm vụ khó khăn hơn sẽ đòi hỏi nhiều thời gian hơn, vì vậy bạn nên ghi nhớ điều này trong khi  lập kế hoạch 1 ngày làm việc.. Đừng quên thời gian giải lao giữa các nhiệm vụ.

Bước 5: Đánh giá lại các hạng mục sau một ngày làm việc

Đánh giá lại các công việc đã làm được trong ngày sẽ giúp bạn nhìn lại những gì đã làm được và chưa làm được. Nếu bạn hoàn thành 100% kế hoạch đề ra trong ngày thì nên tự biểu dương, và khen thưởng, khích lệ bản thân. Lấy động lực cho những ngày tiếp theo. Nếu chưa hoàn thành thì phải xác định lý lo vì sao chưa hoàn thành, sai sót, chậm trễ ở chỗ nào từ đó tìm ra cách khắc phục cho ngày sau.

Nếu bạn phải chuyển một công việc của hôm nay sang ngày hôm sau, hãy cân nhắc đặt chúng lên hàng đầu để việc thay đổi không ảnh hưởng xấu đến chúng. Ngoài ra, khi thực hiện thay đổi, hãy đảm bảo bạn chỉ di chuyển những mục linh hoạt chứ không phải những mục có mức độ ưu tiên cao.

Bước 6: Viết nhật ký sau một ngày làm việc

Vào cuối ngày làm việc, hãy cân nhắc ghi lại đánh giá của bạn trong ngày để viết nhật ký. Đây là một cách tuyệt vời để đánh giá hiệu suất của bạn. Bạn đã đạt được mọi mục tiêu mà mình đã đề ra chưa? Bạn có hoàn thành mọi nhiệm vụ trong thời gian được phân bổ không? Có xu hướng nào trong hiệu suất của bạn mà bạn cần phải hành động không?

Từ nhật ký, bạn có thể biết liệu mình cần thêm hay bớt thời gian cho các công việc hàng ngày. Hoặc, bạn cũng có thể biết liệu thời gian bạn đang phân bổ nhiệm vụ có hoàn hảo hay không. Bất kỳ thách thức hoặc thất vọng nào bạn gặp phải trong công việc sẽ được giải quyết nếu bạn viết chúng dưới dạng nhật ký.

Bám sát vào 6 bước dưới đây để bạn có những ngày làm việc hiệu quả! Đó là bước đệm để bạn có được tuần làm việc năng suất, đạt hiệu quả công việc.